Оптимизация товарных запасов предприятия

Почти все предприятия время от времени испытывают нехватку оборотных средств, которую вынуждены покрывать привлеченными заемными средствами. Вместе с тем одной из типовых причин недостатка оборотного капитала является недостаточно эффективное управление уже имеющимися ресурсами предприятия, в частности, управление запасами. Оборотный капитал в товарных запасах движется неравномерно. Часть его может быть в избыточных низко-ликвидных запасах и находиться почти без движения. С другой стороны, какая-то часть товарных запасов может закончиться при сохранении на них неудовлетворенного спроса, что ведет к упущенной прибыли.

Можно ли обеспечить ведение текущего уровня бизнеса на товарных запасах меньших, чем они есть сейчас? Если да, то денежный эквивалент стоимости товарных запасов, на которые снизится склад, можно реинвестировать в дальнейшее развитие бизнеса или бизнесов.

Мерой эффективности управления товарными запасами на временном интервале является оборачиваемость запасов на складе, выраженная в деньгах, которая определяется простым выражением для коэффициента оборачиваемости:

Оборачиваемость = Отгрузка / Склад , где:

Отгрузка – себестоимость отгруженного товара на временном интервале;

Склад – среднедневная себестоимость остатков на временном интервале.

Если отчетный временной интервал есть календарный месяц, то часто оборачиваемость по месяцу приводят к году:

Оборачиваемость = (Отгрузка / Склад) *12

Ниже будет использоваться именно последнее выражение, которое показывает, сколько раз за год по себестоимости могли бы быть отгружены товарные запасы, если бы весь год оборачиваемость запасов была равна оборачиваемости в отчетном месяце. Другими словами, оборачиваемость запасов отражает сколько раз за год оборотный капитал проходит через склад. Чем выше оборачиваемость склада, тем меньше надо оборотного капитала для поддержания текущего уровня отгрузок.

Приведем конкретный пример. Допустим, что для поддержания среднемесячного объема продаж в 30 млн. рублей в отпускных ценах с операционной прибылью (маржей) 20%, предприятие вынуждено держать склад в себестоимости хранящихся на нем товаров на 60 млн. рублей. Тогда текущая оборачиваемость запасов равна:

Оборачиваемость = (30*0,8 / 60) *12 = 4,8 раза за год;

Допустим, что через год за счет оптимизации товарных запасов объем продаж вырос на 20%, а среднюю оборачиваемость запасов удалось поднять до 9 раз в год. Рассчитаем текущий размер склада:

Склад = (Отгрузка /Оборачиваемость) *12 = (1,2*30*0,8 / 9) * 12 = 38,4 млн. руб.;

Рассчитаем, каким должен быть размер склада, если бы коэффициент оборачиваемости оставался равным 4,8 раза в год:

Склад = (Отгрузка /Оборачиваемость) *12 = (1,2*30*0,8 / 4,8) * 12 = 72,0 млн. руб.;

Финансовую эффективность от роста коэффициента оборачиваемости запасов можно оценить следующим образом:

72,0 – 38,4 = 33,6 млн. руб.;

Это означает, что из оборотного капитала без ущерба для ведения бизнеса было выведено 33,6 млн. руб. Пример был дан для склада готовой для отгрузки потребителям продукции, однако рост оборачиваемости на складах комплектующих и полуфабрикатов для производственных предприятий столь же плодотворно влияет на снижение оборотного капитала.

Таким образом, для роста оборачиваемости товарных запасов есть два резерва: повышение ликвидности хранящихся запасов и рост отгрузок за счет повышения запасов тех товаров, которые раньше находились в дефиците.

Кроме вывода из оборота денежных средств за счет роста оборачиваемости товарных запасов Предприятие получает еще четыре дополнительных источника для роста прибыли:

• снижаются издержки на содержание складских площадей (сокращаются складские площади);
• снижаются издержки на выплаты процентов по кредитам привлеченных заемных денежных средств;
• сокращаются прямые потери от списания товаров с истекшим сроком годности (если Предприятие работает с такими товарами);
• возврат в оборот денежных средств от реализации мало ликвидных товаров (если акции по их распродаже были хотя бы частично успешными).

Методика оптимизации запасов на складе во многом сродни методике сброса лишнего веса. В последнем случае наиболее эффективными и безопасными для здоровья считаются диета и физические упражнения, причем наибольший эффект достигается при одновременном применении обоих способов.

В случае с оптимизацией запасов диетой являются заказы основным поставщикам, составленные программой iGATE.WM. Заказываться будет только та номенклатура, запасы которой реально требуют пополнения, Если номенклатура в заказ не попала, то, значит, она лежит на складе в избыточном количестве. Со временем за счет естественного убытия запасы такой номенклатуры будут снижаться и, в конце концов, ее запасы тоже начнут пополняться. И наоборот, если какая-то номенклатура находится на складе в недостаточном количестве (в дефиците) и ее страховые резервы регулярно близки к исчерпанию или заканчиваются, то программа, раз за разом начнет увеличивать ее количество в заказах поставщикам, что означает рост отгрузок. Так за счет «диеты и здорового питания» происходит «снижение жировых отложений» в одних товарах и наращивание «мышечной массы» в других. При этом, так же как гармонично развитый атлет способен показать более высокие спортивные результаты по сравнению с человеком с избыточным весом, так и оптимизированный по составу склад обеспечит предприятию более высокий уровень бизнеса, даже если внешние условия не изменились.

«Физические упражнения» в случае с оптимизацией запасов должны применяться к той номенклатуре, снижение запасов которой методом естественного убытия («диеты») идет слишком медленно, или не происходит вообще. В данном случае «физическими упражнениями» являются распродажи, маркетинговые акции, возвраты поставщикам и т.д.

Первой задачей, которую здесь надо решить, является выявление такой номенклатуры, и программа iGATE.WM это делает путем составления отчетов, в которых неликвиды и товары с риском списания из-за истечения срока годности раньше реализации группируются в специальных разделах отчета.

На этом помощь программы iGATE.WM в части «физических упражнений» и заканчивается, проводить распродажи и прочие действия, направленные на реализацию неликвидов и скоропортящихся товаров, она конечно не может. Здесь все зависит от «силы воли желающего похудеть Предприятия», эта проблема должна решаться не на программном, а на человеческом уровне изменения бизнес процессов предприятия. Здесь помощь Предприятию окажут консультанты по внедрению технологии управления запасами компании iGate. Очень важно перестроить бизнес процессы так, чтобы акции по реализации неликвидов были не разовыми, а имели регулярный характер и минимальную зависимость от человеческого фактора исполнителей. Это достигается установлением зависимости премий (бонусов) исполнителей от уровня неликвидов или оборачиваемости запасов, установкой контрольных точек проверки качества работы снабженческих подразделений, обучением персонала и т.д. Консультанты iGate работают в очень плотном контакте с сотрудниками Предприятия и предложат такую схему модернизации бизнес процессов управления запасами, которая, по их мнению, наилучшим образом подойдет каждому конкретному Заказчику и одновременно потребует внедрения минимальных изменений в привычную схему работы Предприятия.

Принцип работы программы iGATE.WM основан на следующем определении:

Оптимальные запасы товара те, которые закончится как раз к моменту прихода на склад следующей партии этого товара.

Здесь определены оптимальные запасы в среднестатистическом смысле. Несоблюдение поставщиками графика отгрузок, задержки в доставке и неравномерность реализации товаров со склада приводят к тому, что одна номенклатура будет кончаться раньше прихода следующей партии, а другая позже. Если наличие товара на складе до прихода следующей партии должно быть обеспечено с высокой степенью вероятности, то вводится страховой запас в днях, а определение оптимальных запасов может быть модифицировано следующим образом:

Оптимальные запасы товара те, которые закончатся на заданное количество дней позже после прихода на склад следующей партии этого товара.

Такое определение оптимальных запасов позволяет Предприятию некоторое время продолжать отгрузки в случае задержки поставки и временной ускоренной относительно среднего уровня реализации.

Определение оптимальной периодичности поставки товаров на склад – это отдельная задача. С одной стороны, для минимизации запасов (повышения оборачиваемости товаров) периодичность поставки выгодно снижать, то есть поставлять товар чаще и мелкими партиями. С другой стороны, для снижения стоимости транспортных издержек выгодно возить товар реже и крупными партиями. Примем определение оптимальной периодичности поставки:

Оптимальная периодичность поставки та, которая обеспечивает приемлемо низкие себестоимость товара и транспортных издержек.

Программа iGATE.WM НЕ ПРЕДНАЗНАЧЕНА для обеспечения гарантированного наличия на складе запасов какой-либо номенклатуры, но позволяет минимизировать их отсутствие в статистическом смысле регулируемым страховым запасом. Исходя из вышеприведенных определений и набранной статистики по расходам товарной номенклатуры, программа iGATE.WM автоматически составляет оптимальный состав заказа поставщику по всей поставляемой им номенклатуре. Заказ рассчитывается с учетом:

• свободных остатков;
• резервов под отгрузки;
• наличия товаров в транзите;
• периодичности размещения заказов для пополнения складских запасов;
• сроков производства поставщиком и доставки перевозчиком;
• факторов сезонности отгрузок;
• количества товара в одной упаковке от поставщика;
• срока годности товаров.

В случае если предприятие для обеспечения производственного процесса вынуждено поддерживать на складе тысячи или десятки тысяч единиц номенклатуры, то задача значительного роста ликвидности складских запасов не может быть решена без компьютерного планирования запасов и состава прогнозов заказов на поставку продукции на склад. При этом окончательное решение о составе заказа, конечно, должно оставаться за менеджерами по снабжению Предприятия.

Если снабжение Предприятия идет по схеме «Центральный склад» -> «Сеть филиальных складов» то программа iGATE.WM составляет рекомендации по перемещению товарных неликвидов и товаров с рисками истечения сроков годности ранее реализации с филиального склада обратно на центральный склад, поскольку они могут быть реализованы c других филиальных складов.

Одной из проблем, с которой сталкиваются сотрудники Предприятия, является своевременное предоставление поставщикам прогноза состава будущих заказов. Производителям они нужны для планирования загрузки производственных мощностей, сокращения срока отгрузок и планирования отгрузок и графика прихода денежных средств.

Как правило, составление прогнозов поставщикам является трудоемким и не любимым сотрудниками Предприятия занятием. Поэтому обычно прогнозы составляются «средне потолочным» методом, точность которых оставляет желать лучшего. Поставщикам лучше вообще не иметь никаких прогнозов, чем прогнозы такого качества. Такие прогнозы ведут к росту напряженности отношений Предприятия с его поставщиками.

Программа iGATE.WM помогает решить эту проблему путем составления прогнозов сроков и состава заказов поставщикам до наступления даты их размещения. Прогноз в зависимости от интенсивности отгрузок каждый день уточняется и в дату размещения точно равен оптимальному заказу для пополнения склада.

Предприятие может публиковать прогнозы сроков и состава заказов поставщикам на закрытых частях своих Интернет сайтов, то может дать 2 положительных эффекта:

• во-первых, прогнозы могут помочь поставщикам снизить сроки отгрузки товаров;
• во-вторых, это может позволить перенести хранение части товарных запасов на склады основных поставщиков и за их счет, поскольку возможность иметь прогнозы заказов и стремление быстрее их отгрузить психологически будет стимулировать поставщиков начать производство заранее до формального размещения заказа и увеличить свой склад готовой продукции.

Таким образом, внедрение программы iGATE.WM позволяет втянуть поставщиков в участие их собственными ресурсами в оптимизации товарных запасов Предприятия.

1. Структура оборотного капитала предприятия изменяется в пользу высоколиквидных активов, например денежных средств и/или дебиторской задолженности, более того, обычно в результате снижения уровня запасов возникает избыточная ликвидность, которую можно инвестировать в дальнейшее развитие бизнеса.
2. Возможен рост бизнеса предприятия за счет того, что программа будет наращивать запасы товаров, которые раньше могли поставляться в недостаточном для удовлетворения спроса количестве.
3. Снижаются издержки на содержание складских площадей (сокращаются складские площади) за счет минимизации количества хранящихся на них товаров.
4. Сокращаются прямые потери от списания товаров с истекшим сроком годности.
5. Возможен возврат в оборот денежных средств от реализации мало ликвидных товаров.
6. Возможность снизить издержки на персонал отдела снабжения предприятия за счет высокой степени автоматизации их труда.
7. После внедрения Предприятие может без помощи компании iGate поддерживать минимально достаточный размер свободных остатков на складе за счет автоматизированного формирования заказов поставщикам, которые оптимизированы по количеству товаров с учетом минимальной и экономически обоснованной партии поставки, страхового запаса, сезонности сбыта и сроков хранения каждой номенклатурной единицы.
8. Оперативное определение товарных неликвидов и товаров с рисками истечения сроков годности ранее реализации. Для таких групп товаров руководство Предприятия может разработать программы по их ускоренной реализации и снизить прямые потери прибыли от их списания в убытки.
9. Предприятие может оптимизировать запасы на всех своих складах сразу, в том числе, если снабжение идет по схеме «Центральный склад» -> «Сеть филиальных складов».
10. Предприятие может оперативно перемещать товарные неликвиды и товары с рисками истечения сроков годности ранее реализации с филиального склада обратно на центральный склад, поскольку они могут быть реализованы c других филиальных складов.
11. Могут снизиться сроки отгрузки товаров основными поставщиками за счет того, что они будут заранее иметь информацию о прогнозе сроков размещения заказов и об их составе.
12. Возможность перенесения хранения части товарных запасов на склады основных поставщиков, поскольку возможность иметь прогнозы заказов и стремление быстрее их отгрузить психологически будет стимулировать поставщиков начать производство заранее до формального размещения заказа и увеличить свой склад готовой продукции.

Внедрение оптимизации складских запасов на предприятии клиента идет в три этапа, каждый из которых проходит на договорной основе.

Первый этап – обследование возможности оптимизации запасов

Целью первого этапа является оценка компанией iGate возможности получения Предприятием экономического эффекта от проведения последующих этапов по управлению запасами. На этом этапе консультанты компании iGate проводят обследование текущих бизнес процессов Предприятия на предмет принятых схем поставок, хранения и сбыта продукции, уровней оперативного учета, автоматизации, информатизации, связи и т.д. На этом же этапе оценивается готовность руководства Предприятия к внедрению изменений в бизнес процессы.

По результатам обследования Предприятие получает отчет, в котором указываются все найденные компанией iGate резервы по росту оборачиваемости запасов. Если, по мнению компании iGate, эти резервы достаточны для получения Предприятием значительного экономического эффекта от проведения двух последующих этапов внедрения, то в отчете Предприятию даются рекомендации по внесению изменений в первичный учет, средства информатизации и связи для сбора недостающих для начала второго этапа данных. Для начала второго этапа Предприятие должно выполнить все эти рекомендации.

Примерная продолжительность первого этапа – один месяц. Риски первого этапа:

• по результатам обследования Предприятия консультанты компании iGate приходят к выводу, что управление запасами и так находится на достаточно высоком уровне и шансы получения Предприятием значительного экономического эффекта от проведения двух последующих этапов внедрения малы;
• консультанты компании iGate приходят к выводу, что руководство Предприятия не готово к внедрению изменений в текущие бизнес процессы;
• предприятие не может выполнить рекомендации по внесению изменений в первичный учет, средства информатизации и связи для сбора недостающих для начала второго этапа данных.

Второй этап – подготовка к началу оптимизации запасов

Целью второго этапа является налаживание обмена данными между ERP сервером Предприятия и сервером оптимизации запасов компании iGate.

Предприятие с помощью консультантов iGate должно в согласованном формате подготовить выгрузку со своего ERP сервера всех необходимых данных по истории движения товаров на его складах. Кроме того, в своей ERP системе оно должно ввести ряд параметров и признаков для номенклатуры, основных поставщиков и т.д. После получения от Предприятия компанией iGate выгрузки данных в устраивающем ее виде разработчик рассчитывает в согласованном формате первые рекомендации по заказам поставщикам и перемещению запасов и отсылает их обратно Предприятию. Предприятие должно загрузить эти данные в свою ERP систему и создать в ней шаблоны заказов поставщикам и задания на перемещение товаров между складами, заполненные принятыми данными о составе этих заказов и перемещений. По результатам второго этапа Предприятие и компания iGate составляют двусторонний Акт о технической готовности к началу третьего этапа.

Продолжительность второго этапа в основном зависит от Предприятия, по нашему мнению все эти работы можно выполнить в течение одного месяца. Технический риск второго этапа:

• у Предприятия такая широкая товарная номенклатура и так много складов, что в промежуток между окончанием рабочего дня и началом следующего ERP сервер Предприятия просто не успевает выгрузить все необходимые данные.

Третий этап – внедрение оптимизации запасов

Цель третьего этапа ясна из его названия. На этом этапе компания iGate по данным выгрузки с ERP сервера Предприятия ежедневно вычисляет рекомендации по срокам и составу заказов поставщикам и перемещению запасов между складами Предприятия и формирует отчеты о структуре запасов всех складов.

Кроме того, сразу после начала третьего этапа компания iGate предоставляет Предприятию свои предложения по внесению изменений в текущие бизнес процессы заказа, хранения и реализации товаров и в работу отдела маркетинга. Кроме того, консультанты предоставляют Предприятию проекты новых регламентов взаимодействия подразделений Предприятия в части касающейся оптимизации товарных запасов. Даются рекомендации и по внесению изменений в договоры с поставщиками Предприятия и по внесению изменений в мотивационные схемы персонала.

Возможно, что не все из этих предложений могут быть сразу приняты Предприятием, тогда стороны переговорным путем в максимально коротки сроки (приблизительно в течение одного месяца) должны найти разумный компромисс и согласовать внесение изменений в первоначальные предложения консультантов компании iGate. После этого согласованные варианты новых регламентов, мотивационных схем и т.д. утверждаются Предприятием и сразу начинают внедряться. Роль консультантов в дальнейшем заключается в основном к контролю соблюдения принятых регламентов и помощи персоналу Предприятия в их выполнении до тех пор, пока сотрудники не привыкнут к ним.

На этом же этапе Предприятием и консультантами принимается решение, каким из поставщиков целесообразно предоставить доступ к прогнозам следующих оптимальных заказов через сайт Предприятия. Реализацию предоставления такого доступа Предприятие выполняет самостоятельно за счет собственных ресурсов.

Текущая оборачиваемость запасов контролируется Предприятием и консультантами на ежедневной основе. Первые результаты в изменении оборачиваемости должны быть заметны после прихода на склад первых заказов поставщикам, состав которых был рассчитан сервером оптимизации компании iGate.

Продолжительность третьего этапа зависит от многих факторов, например от срока поставки заказов поставщиками, начальной структуры запасов на складах, активности Предприятия в реализации мало ликвидных запасов и т.д. Ориентировочно можно предположить, что третий этап будет длиться около года. Риски третьего это этапа:

• Предприятие и консультанты не могут согласовать внесение изменений в текущие бизнес процессы;
• сотрудники отдела закупок вносят большие и необоснованные изменения в рекомендации по составу оптимальных заказов поставщикам и в рекомендации по перемещению товаров между складами;
• сотрудники Предприятия не соблюдают новые утвержденные регламенты работы, несмотря на помощь консультантов.

На всех трех этапах работ по оптимизации складских запасов стоимость консультационных услуг компании iGate составляет 150'000 рублей в месяц без учета возможных командировочных расходов. Оценочные стоимости работ консультантов iGate на этапах внедрения приведены в таблице.

Номер этапа	Примерная продолжительность	Стоимость услуг консультантов iGate
Этап 1	1 месяц	150 тыс. руб.
Этап 2	1 месяц	150 тыс. руб.
Этап 3	12 месяцев	1'800 тыс. руб.
ИТОГО		2'100 тыс. руб.

Перед началом третьего этапа Предприятие и компания iGate подписывают Акт, в котором фиксируется текущий уровень оборачиваемости запасов до начала оптимизации. Этот уровень измеряется только по номенклатуре с признаками складских позиций. В конце третьего этапа в случае, если достигнутый средний по трем последним месяцам уровень коэффициента оборачиваемости превышает первоначальный, то по методике представленной в разделе «Зачем оптимизировать складские запасы?» оценивается полученный Предприятием экономический эффект.

Если 10% от полученного Предприятием экономического эффекта превышают сумму ранее сделанных оплат услуг консультантов, то Предприятие выплачивает компании iGate бонус, равный разнице между ними. После этого компания iGate передает Предприятию программное обеспечение для управления запасами, и Договор считается выполненным обеими Сторонами.